Leserbeitrag
Zeiterfassung – ein notwendiges Übel der Personalplanung?

Bernd Hueber
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Das Erfassen der Arbeitszeit ist mit großer Sicherheit eine der unbeliebtesten Aktivitäten für Arbeitnehmer, egal in welcher Branche und auf welcher Hierarchiestufe. Ob manuell in einer Excel-Tabelle, mit elektronischem Chip oder altmodisch mit Stempelkarte, die Zeiterfassung gilt als Versinnbildlichung der Tyrannei des Arbeitsplatzes und oft Streitpunkt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wie zum Beispiel bei einem Vorstoß in den Salzburger Landeskliniken, wo Pausenzeit, die zum Rauchen verwendet wird, nicht mehr zur Arbeitszeit gehören soll.

Verlorene Zeit ist kostspielig. In den USA sollen nicht ausgefüllte Zeitkarten laut Harvard Business Review die Wirtschaft 7,4 Milliarden Dollar kosten – jeden Tag. Zeit ist ein wichtiger Faktor für zahlreiche Unternehmenskennzahlen. Hinzu kommt, dass mit einer genauen Zeiterfassung auch die Übersicht darüber behalten werden kann, wie viel Zeit für einzelne Prozesse und Arbeitsschritte aufgewendet wird, was einer gezielten Personalplanung und einem effektiven Prozessmanagement zugutekommt. Doch die Schwierigkeit liegt darin, dies den betroffenen Mitarbeitern zu vermitteln, damit die Zeiterfassung so präzise und regelmäßig wie möglich durchgeführt wird. Hier ein paar Tipps, wie Sie das erreichen können.

Keep it Simple

Gestalten Sie die Zeiterfassung so einfach wie möglich. Niemand sollte mehr als 5 Minuten pro Tag mit der Zeiterfassung beschäftigt sein, ansonsten wirkt die Aktivität eher kontraproduktiv. Gestalten Sie das Einreichen der Zeitnachweise systematisch und überdacht. Hier können Tools zur Zeiterfassung wie zum Beispiel Timewax enorm viel Erleichterung schaffen, weil damit ein großer Teil des Vorgangs automatisiert wird. Mit integrierten mobilen Apps können Mitarbeiter auch unterwegs ihre Zeit schnell und einfach erfassen.

Kommunikation

Kommunizieren Sie die Gründe für die Zeiterfassung. Mitarbeiter erfassen ihre Zeit genauso für sich selbst wie für das Unternehmen. Wenn Sie darlegen, was mit den erfassten Daten passiert, welchen Nutzen sie haben und dass eine präzise Erfassung auch im Interesse der Arbeitnehmer ist, dann wird die Zeiterfassung weniger als tyrannische Ausgeburt der Geschäftsführung und mehr als kollaborativer Akt im Interesse aller angesehen.

Weg Freiräumen

Schaffen Sie so wenige Hindernisse wie möglich. Eine zu detaillierte Erfassung macht dem Mitarbeiter das Leben schwer und zwingt ihn, kreativ zu werden, um kleinste Lücken im Arbeitstag zu erklären. Eine feine Aufgliederung von Tätigkeiten ist zwar statistisch interessant, macht das Ausfüllen jedoch sofort viel aufwendiger, also muss hier sorgfältig abgewogen werden. Ist das System zur Erfassung schwierig zu bedienen, werden einzelne bald frustriert abwinken. Das Prinzip ist simpel: Je weniger Hindernisse eine Person wahrnimmt, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Zeit auch korrekt erfasst wird.

Offen für Feedback

Behalten Sie ein offenes Ohr. Um zu wissen, ob und wie ein neu eingeführtes Zeiterfassungs-System angenommen wird, müssen Sie den Kontakt zu Ihren Mitarbeitern suchen. Nehmen Sie Vorschläge, Reklamationen und Probleme auf und gehen Sie diese sofort an, damit sich Mitarbeiter mit ihren Anliegen erstgenommen fühlen und das Ausfüllen so schnell wie möglich zur Gewohnheit wird.

Mit diesen Methoden sollte es ein Einfaches sein, bei einem großen Teil von Mitarbeitern die Zeiterfassung als festen Bestandteil ihres Arbeitsalltages zu verankern. Mit großer Vorsicht zu benutzen sind hingegen Belohnungs- und Strafsysteme, da diese schnell das Vertrauen innerhalb des Teams untermauern können. So kann sich ein Mitarbeiter leicht beobachtet fühlen, was wiederum in die Kategorie «Ausgeburt der Tyrannei» gehört.

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